送付状を手書きで作成する際の基本｜書き方・例文・郵送の注意点

履歴書や応募書類を郵送する際、送付状（添え状）は応募者の第一印象を左右する大切な役割を担います。特に手書きで作成する場合は、用紙や筆記具の選び方から、誤字脱字を避ける工夫まで注意が必要です。

この記事では、手書きの書類送付状を仕上げる基本マナーや正しい書き方を、例文とともに詳しく解説します。

書類送付状（添え状）とは？

就職活動で企業に書類を送るとき、履歴書やエントリーシートだけを封筒に入れていませんか。

実は、これらの提出書類に加えて「書類送付状（添え状）」を同封することが、丁寧な印象を与える大切なマナーです。

送付状には、応募の目的や同封書類の内容を簡潔に伝える役割があり、採用担当者にとっても受け取った書類を整理しやすくなる利点があります。

逆に、送付状がないと提出意図が伝わりにくくなったり、印象を下げることにもつながりかねません。

送付状は単なる添え書きではなく、第一印象を左右する重要なツールといえるでしょう。基本的な役割や書くときのポイントを押さえ、自信を持って送付状を準備してください。

履歴書や提出書類に添える送付状は必要？

就職活動で、履歴書やエントリーシートなどを郵送するとき、「送付状は本当に必要なのか」と迷う方もいるでしょう。

結論から言えば、送付状（添え状）は採用担当者に、自分の情報や応募書類の内容を簡潔に伝える大事な役割を持っています。

送付状を添えることで、誰からどんな書類が届いたのかが一目でわかり、相手の確認の手間も減らせます。

逆に送付状がないと、応募書類が無造作に送られた印象を与えかねず、配慮に欠けると受け取られる場合もあります。特に就活生にとっては、丁寧さや誠実さを示す絶好のチャンスです。

手書きで作成することで、より人柄や真剣さが伝わりやすくなることもあるでしょう。送付状の必要性を理解し、自信を持って書類を準備してください。

手書きの書類送付状に使う用紙・サイズ・筆記用具の選び方

手書きで書類送付状を作るときは、用紙や筆記用具の選び方ひとつで全体の印象が大きく変わります。ここでは、履歴書との統一感や読みやすさを意識した、正しい選び方を解説しましょう。

1. 用紙は白無地のものを選ぶ
2. 用紙のサイズは履歴書に合わせて選ぶ
3. 筆記用具は黒ボールペン・万年筆を選ぶ

①用紙は白無地のものを選ぶ

書類送付状に使う用紙は、白無地が最も好ましいです。柄や色つきの紙は一見目立ちますが、ビジネスではかえって不適切に見えることがあります。

白無地の用紙なら清潔感や誠実さを伝えやすく、文字もはっきり読めるでしょう。また、罫線や装飾のない紙を使うと手書き文字がより丁寧に映えます。

薄いコピー用紙よりも、少し厚みのある紙を選んだほうが、郵送時の見栄えも良くなるでしょう。第一印象を良くするために、シンプルな用紙を選んでください。

②用紙のサイズは履歴書に合わせて選ぶ

送付状のサイズは、履歴書とそろえるのが基本です。履歴書がA4サイズならA4、B5サイズならB5にすると、封筒の中でずれにくく整った印象を与えられます。

サイズが合わないと封筒の中で折れやすくなったり、取り扱いにくくなったりするでしょう。履歴書と同じサイズにすることで全体が統一され、見た目もスッキリ整います。

特に、就活では細やかな気配りが評価されることもあるので、サイズ選びに注意してください。

③筆記用具は黒ボールペン・万年筆を選ぶ

手書きの送付状では、筆記用具の選び方も大切です。もっとも無難で印象が良いのは、黒インクのボールペンか万年筆でしょう。

青インクやカラーペンは、カジュアルな印象を与えるため避けたほうが安心です。黒インクは公式な書類にふさわしく、読みやすさや信頼感も高めます。

また、消せるボールペンは便利に見えますが、公式書類としては不向きです。インクがしっかり定着するタイプを選ぶと、郵送中のにじみや薄れも防げます。

丁寧な文字を書くために、手になじむ筆記用具をあらかじめ試してから使ってください。

手書きの書類送付状の正しい書き方

手書きの書類送付状は、企業に誠実な印象を伝える大切なツールです。ここでは、基本的な書き方から仕上げまでを順を追って整理し、初めての方でも迷わず作成できるように説明します。

1. 手書きは縦書き、パソコンは横書きで記入する
2. 日付・宛名・氏名を正確に記載する
3. 件名・タイトルを適切に書く
4. 本文（挨拶・用件・結び）を整える
5. 同封書類を明記する
6. 最後に「以上」を忘れず記載する

①手書きは縦書き、パソコンは横書きで記入する

手書きの場合は縦書き、パソコンで作成する場合は横書きが基本です。縦書きにすると落ち着いた印象となり、手間をかけていることが伝わりやすいでしょう。

さらに、縦書きは目線の流れが自然で、日本の伝統的なビジネスマナーとも調和します。一方、横書きはカジュアルに見えがちですが、IT系や広告業界など柔軟な企業文化では好印象を持たれる場合もあります。

どちらにするか迷ったときは、募集要項や過去の案内文、業界の慣習をしっかり確認し、自分の志望先に合った書き方を選ぶことが大切です。

②日付・宛名・氏名を正確に記載する

日付・宛名・氏名は、送付状の基本情報であり、ここにミスがあると信用を損ねる原因になりかねません。郵送日や会社名、担当者名の表記を必ず確認し、略称を避けて正式名称で書くことが望ましいです。

また「御中」と「様」の使い分けにも注意し、個人名が分かる場合は「様」を、部署宛であれば「御中」を用いるなど正確に対応してください。

さらに、氏名や連絡先、メールアドレスを明記することで、相手が確認や連絡を取りやすくなり、選考がスムーズに進む可能性が高まります。

③件名・タイトルを適切に書く

件名やタイトルは、応募の目的を簡潔に伝えるための大切な部分です。「応募書類送付の件」など、短く要点が分かる表現を心がけると、相手が一目で内容を把握できます。

長すぎる件名は要点がぼやけてしまうため、避けるべきです。さらに、タイトルを中央寄せにすることで、全体のレイアウトが整い、きちんと準備した印象を与えることが可能です。

見た目が整っていること自体が、採用担当者に対する気配りや誠実さを示すポイントになるでしょう。

④本文（挨拶・用件・結び）を整える

本文は、冒頭の挨拶・用件・結びの3段構成にすると読みやすく、受け取る側の理解が深まります。最初に、季節感や相手への配慮を示す挨拶文を書くことで、形式的な書類にも温かみが加わるでしょう。

次に、応募する目的や同封書類の概要を簡潔に説明し、相手が確認しやすいよう工夫してください。

最後に「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」など丁寧な一文で締めると、印象が大きく向上します。段落を整え、余白を活かすことで視覚的にも読みやすい送付状になります。

⑤同封書類を明記する

同封書類は「記」と見出しを立てて箇条書きにすることで、相手が一覧として把握しやすくなります。

エントリーシートや履歴書など、封入した書類名を正確に記載することで、確認作業がスムーズに進むでしょう。

また、記載漏れがあると、必要書類が不足していると誤解される恐れがあるため、封入前にダブルチェックを行うことが大切です。視覚的に整えることで、読みやすさと信頼感を同時に高めることができます。

⑥最後に「以上」を忘れず記載する

「記」で同封書類を明記したら、最後に右寄せで「以上」と記載するのがマナーです。この一言があることで、書類一覧が終わったことが明確になり、全体が引き締まった印象になります。

さらに「以上」を記すことで文章全体が整い、相手に対する配慮や丁寧さがより強調されるでしょう。

特に、就活の場面では細やかな気配りが評価につながりやすいため、仕上げの段階まで抜かりなく整えることが、他の応募者との差をつけるポイントとなります。

書類送付状を手書きで作成する際の注意点

手書きの書類送付状は、書き手の丁寧さや誠実さがそのまま相手に伝わります。ここでは、誤字脱字の防ぎ方や筆跡の整え方、敬語の使い方など、手書きだからこそ注意しておきたいポイントを解説しています。

1. 誤字脱字を防ぐ
2. 丁寧な筆跡で好印象を与える
3. 敬語や表現の使い方に配慮する
4. レイアウト・余白・文字サイズに気をつける
5. 書き損じた場合は新しい用紙で書き直す

①誤字脱字を防ぐ

誤字脱字は、一瞬で信頼感を損ないます。清書の前に下書きを作り、全体を見直してから書くと良いでしょう。書きながらこまめに確認するのも効果的です。

特に、企業名や担当者名は間違えると印象が大きく下がるため、事前にしっかり確認してください。さらに、文章を書き進める前に漢字や敬称の使い方をチェックしておくと、書き直しの手間を減らせます。

下書き時に、赤ペンで修正点を入れておくなど工夫すれば、本番での記入がよりスムーズになり、全体の完成度を高めることができるでしょう。

②丁寧な筆跡で好印象を与える

筆跡は、読み手への気配りの表れです。急いで書くより、ゆっくり整えて書いたほうが落ち着いた印象を持たれやすいでしょう。大きさやバランスを意識して、文字をそろえて記入してください。

整った文字は、全体の完成度を高めます。加えて、行間を一定に保つことで、より視覚的に美しい書類に仕上がるでしょう。可能であれば、練習用の紙で何度か書いてから清書することもおすすめです。

丁寧な筆跡は、それだけで「この人はしっかりしている」と思わせる力を持っているため、第一印象を良くする大きな武器になるでしょう。

③敬語や表現の使い方に配慮する

敬語や表現が不自然だと、せっかくの手書きでも評価が下がるかもしれません。定型文に頼りすぎず、企業や担当者に合わせた文章に調整してください。

「御中」と「様」などの敬称の違いにも注意すると、さらに丁寧な印象を与えられます。

あらかじめ文章を声に出して読んでみたり、第三者に確認してもらったりすることで、表現の違和感に気づけることも多いです。

特に、応募する企業や業界に合わせて挨拶文や結び文を柔軟に変えることで、より誠意が伝わりやすくなります。

こうした細やかな配慮が、採用担当者に「一緒に働いてみたい」と思わせるポイントとなるでしょう。

④レイアウト・余白・文字サイズに気をつける

手書きならではの、見た目も大切です。余白を適度に取り、段落ごとにバランスを整えると読みやすくなります。文字サイズもそろえて書くと、全体が美しく見えるでしょう。

乱雑な印象を避けるため、ゆとりを持ってレイアウトを決めてください。特に、行頭や段落の位置をそろえるだけでも、整然とした印象を与えることができます。

見た目の統一感があると、採用担当者が一目で好印象を持ちやすくなり、内容への信頼感も高まるでしょう。

事前にレイアウトを下書きして、ガイドラインを引いておくなどの工夫をすれば、清書のときに迷わず記入できます。

⑤書き損じた場合は新しい用紙で書き直す

書き損じを、修正液などで直すのは避けてください。ビジネス文書では、修正跡があると誠実さに欠ける印象を与えます。少し面倒でも、新しい用紙に書き直すことが大切です。

手間を惜しまない姿勢が、結果的に相手の信頼につながります。さらに、新しい用紙に書き直す際は、前回のミスを踏まえて慎重に書くように心がけましょう。

何度か練習してから清書する、書く前に深呼吸をするなど、小さな工夫がミスの防止につながります。

こうした姿勢は文章の内容以上に「きちんとした人柄」を示すものとなり、就活などの重要な場面でプラスに働くはずです。

書類送付状の例文

就活やビジネスシーンで書類を送る際、「どのように書けばよいか分からない」という不安を感じる方は多いでしょう。

ここでは、目的に合わせた書類送付状の例文を紹介し、実際の文面イメージを掴むことで自信を持って作成できるようサポートします。

1. 基本構成に沿ったシンプルな書類送付状の例文
2. 自己アピールを盛り込んだ書類送付状の例文
3. インターン応募向けの書類送付状の例文
4. 内定承諾時に使える書類送付状の例文
5. 推薦書やポートフォリオ送付時の書類送付状の例文
6. 丁寧な印象を与える時候の挨拶入りの書類送付状の例文

①基本構成に沿ったシンプルな書類送付状の例文

就職活動で企業に応募書類を送る際は、用紙のレイアウトや書き方を整えることが大切です。ここでは、右寄せやセンタリングなど基本構成を踏まえた、シンプルな例文を紹介します。

令和○年○月○日　　　　　　　　　　　　　　 株式会社〇〇 人事部　採用担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　応募書類の送付について 拝啓　時下　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 私は、〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。 現在、〇〇業界を中心に就職活動を行っており、貴社の〇〇事業に深く魅力を感じております。 つきましては、応募書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 お忙しい中恐縮ではございますが、面接の機会をいただけますと幸いです。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 エントリーシート　1枚 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文は、日付・宛名・差出人情報を右寄せ、件名を中央揃えにするなど、基本的なフォーマットを押さえています。自分の志望動機や応募理由を一文追加すると、さらに印象に残る送付状になります。

②自己アピールを盛り込んだ書類送付状の例文

就職活動で企業に応募書類を送るとき、自分の強みや経験を少し添えることで印象を高めることができます。

ここでは、部活動やアルバイトなど一般的な大学生活のエピソードを取り入れた、自己アピール入りの送付状の例文を紹介しましょう。

令和○年○月○日 株式会社〇〇 人事部　採用担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　応募書類の送付について 拝啓　貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。 私は、〇〇大学で学びながら学生団体でイベント企画を担当し、計画力や調整力を培いました。 貴社の〇〇事業に強く関心を持ち、その経験を活かして貴社の成長に貢献したいと考え、応募書類を同封いたしました。 お忙しいところ恐縮ですが、ご査収いただけますと幸いです。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 エントリーシート　1枚 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文では、学生生活の具体的な経験を一文入れることで、人物像が伝わりやすくなっています。自分の強みを簡潔にまとめ、企業の特徴や応募動機と結びつけることでより説得力が増します。

③インターン応募向けの書類送付状の例文

インターンシップへの応募では、学びたい姿勢や自分の経験を具体的に伝えることが重要です。ここでは、大学生活での活動やアルバイト経験を活かした、インターン応募向けの送付状の例文を紹介します。

令和○年○月○日 株式会社〇〇 インターンシップ担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　インターン応募書類の送付について 拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。大学ではゼミ活動で地域イベントの企画運営に携わり、調整力や実行力を培いました。 貴社のインターンシップを通じて業務を学び、将来のキャリア形成に活かしたいと考え、応募書類を同封いたしました。お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 エントリーシート　1枚 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文では、学生生活で得た経験とインターン応募の目的を簡潔に書いています。自分の学びや強みを企業の特徴に関連づけて書くと、熱意がより伝わりやすくなります。

④内定承諾時に使える書類送付状の例文

内定承諾書や必要書類を送付する際は、感謝の気持ちとともに入社の意思を明確に伝えることが大切です。ここでは、大学生が初めて内定承諾時に送る送付状として使いやすい例文を紹介します。

令和○年○月○日 株式会社〇〇 人事部　採用担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　内定承諾書の送付について 拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。 貴社の一員として働けることを大変光栄に思っております。 つきましては、内定承諾書を同封いたしましたのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 内定承諾書　1枚 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文では、内定への感謝と入社の意思を丁寧に記すことで、誠実な印象を与えています。自分の言葉で一文加えると、さらに熱意や個性が伝わりやすくなるでしょう。

⑤推薦書やポートフォリオ送付時の書類送付状の例文

推薦書やポートフォリオを送付する際は、送付の目的と内容を簡潔に伝え、受け取る側に確認しやすいようにまとめることが大切です。ここでは、大学生活で取り組んだ活動や成果をアピールしながら提出できる例文を紹介します。

令和○年○月○日 株式会社〇〇 人事部　採用担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　推薦書・ポートフォリオの送付について 拝啓　貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。 私は〇〇大学でデザイン研究を専攻し、学内外で企画や制作に取り組んでまいりました。 つきましては、推薦書およびポートフォリオを同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 貴社の業務に活かせるよう努力する所存ですので、何卒よろしくお願い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 推薦書　1枚 ポートフォリオ　1部 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文では、送付する書類の内容を明確に示しつつ、自分の活動や成果を簡潔に添えることで印象を高めています。書類名や部数を正確に記載することで、受け取り側の確認負担を減らせます。

⑥丁寧な印象を与える時候の挨拶入りの書類送付状の例文

時候の挨拶を入れることで、応募先に丁寧で落ち着いた印象を与えることができます。ここでは、大学生が初めての就活で書類を送る場面を想定し、季節の挨拶を取り入れた例文を紹介しましょう。

令和○年○月○日 株式会社〇〇 人事部　採用担当　〇〇様 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 山田 太郎 連絡先：080-XXXX-XXXX Email：taro@example.jp 　　　　　　　　　応募書類の送付について 拝啓　春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。大学ではゼミ活動を通じて地域連携プロジェクトに参加し、協働力や提案力を養いました。 貴社の事業に深く共感し、ぜひ貴社の一員として成長したいと考え、応募書類を同封いたしました。お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　記 エントリーシート　1枚 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

この例文では、冒頭に時候の挨拶を入れることで落ち着いた印象を与えています。季節に合わせて挨拶を変えるとさらに自然な文章になり、相手に丁寧さが伝わります。

手書きの書類送付状で避けるべきNG例

手書きの書類送付状は、内容だけでなく見た目や形式も評価の対象になります。ここでは、就活生がやってしまいやすいNG例をまとめました。

どれも相手に悪い印象を与える原因になるため、事前に確認しておくことが大切です。

1. 志望動機や自己PRを長々と書きすぎる
2. 複数ページにわたる送付状を作成する
3. 希望条件や待遇面の要望を記載する
4. 略語やカジュアルな表現を使う
5. 修正液や二重線で訂正する
6. 乱筆や読みづらい文字を書く

①志望動機や自己PRを長々と書きすぎる

送付状は、あくまで書類の同封を伝えるためのものです。志望動機や自己PRを長く書くと、要点がぼやけて読み手に負担をかけます。応募先への配慮として、必要な情報に絞って簡潔に書いてください。

さらに、志望動機や自己PRは履歴書やエントリーシートに詳しく記載することが一般的なので、送付状では「同封書類として履歴書をお送りいたします」など事実をシンプルに伝える程度にとどめるのが良いでしょう。

文章が長くなると、誠意よりも自己主張の強さが前面に出てしまうため、逆効果になる可能性があります。

②複数ページにわたる送付状を作成する

送付状は、1枚に収めるのが基本です。複数ページにすると、確認する側に負担をかけてしまいます。内容が多くても、しっかり要約して1枚にまとめる工夫をしましょう。

どうしても多くの情報を伝えたい場合は、別紙を資料として添付するなど、送付状とは別の形で対応するほうが無難です。

採用担当者は限られた時間で書類を確認しているため、1枚で必要な内容を把握できるほうが好印象につながります。また、用紙サイズや文字の大きさを工夫して、見やすくまとめることも効果的です。

③希望条件や待遇面の要望を記載する

送付状は、自己主張や条件提示の場ではありません。待遇や希望条件を記すと、印象を損なう可能性が高まります。条件を伝える必要がある場合は、面接や別途書面で伝えるのがおすすめです。

採用段階で待遇面に触れると、相手に「条件ばかりを重視している」と受け取られかねません。送付状はあくまで「応募書類の受け渡しの連絡」であることを意識し、要点に絞って書くことが重要です。

たとえば「履歴書および職務経歴書をお送りいたします」といった簡潔な表現にとどめることで、誠実さや真剣さを示すことができます。

④略語やカジュアルな表現を使う

略語やフランクな言い回しは、ビジネス文書には不向きです。「お世話になってます」などの口語を避け、正しい敬語を使うことを意識してください。社会人としてのマナーを示す機会と考えましょう。

さらに、カタカナ語や業界用語も過度に使うと、相手によっては理解されにくくなります。

「ご査収ください」や「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」など、一般的に使われる定型的な表現を活用すると、文章全体が落ち着いた印象になるでしょう。

丁寧な言葉づかいを意識することは、単に形式を整えるだけでなく、相手への敬意を表す行為にもつながります。

⑤修正液や二重線で訂正する

ビジネス文書で、修正液や二重線を使うのは好ましくありません。誤字が出た場合は、新しい用紙に書き直してください。少しの手間が、丁寧さや誠実さを相手に伝えます。

修正跡があると「準備不足」「注意力不足」といった印象を持たれることがあり、評価を下げる原因にもなりかねません。

特に、手書きの送付状は「丁寧さ」を見られているため、書き直す手間を惜しまないことが大切です。

清書の前に下書きを作る、ミスしやすい箇所を先に確認するなど、あらかじめ対策を取っておくとより安心でしょう。

⑥乱筆や読みづらい文字を書く

文字が乱れていると、どんなに内容が良くても印象を下げかねません。落ち着いて丁寧に書くことで、誠意や真剣さを相手に伝えられるでしょう。文字の大きさや行間にも、気を配ってください。

さらに、ペンの種類や書くスピードによっても仕上がりが変わるため、自分に合った筆記用具を選ぶことも重要です。事前に何度か練習しておくと、本番で安定した筆跡を書けるようになります。

読みやすい文字は、文章の内容をよりスムーズに伝えるだけでなく、受け取る側に安心感を与えることができ、最終的に良い印象につながるでしょう。

送付状などの書類を郵送する際のポイント

就職活動で応募書類を郵送するときは、送付状だけでなく封筒や送付方法にも気を配る必要があります。ちょっとした配慮で、印象が大きく変わることもあるでしょう。

ここでは、郵送時に押さえておきたい基本のポイントを整理しました。手書きの送付状を丁寧に用意したうえで、最後まで失敗しないようにしてください。

1. 封筒のサイズや色は書類に合わせて選ぶ
2. 封筒の表面に会社名・住所・宛名を省略せず正確に書く
3. 封筒の裏面に差出人の住所・氏名を記載する
4. 書類や送付状をクリアファイルに入れる
5. 封筒に入れる書類の順番を確認する
6. ポストに投函せず直接郵便局に持参する
7. 速達や書留など送付方法を状況に応じて選ぶ

①封筒のサイズや色は書類に合わせて選ぶ

封筒は、履歴書や送付状のサイズに合ったものを選びましょう。A4サイズの書類なら角形2号の封筒を使うと、折らずに入れられます。色は白や薄いクリーム色など、落ち着いたものが望ましいです。

さらに、封筒の厚みや紙質も見た目の印象を左右します。薄すぎる封筒は書類が透けたり破れたりする原因になるため、ある程度しっかりした素材を選ぶと安心です。

封筒選びは細やかな気配りを示すチャンスでもあり、就活の第一印象を決める大切なポイントといえるでしょう。

②封筒の表面に会社名・住所・宛名を省略せず正確に書く

会社名や住所、部署名、担当者名は正式名称で記入してください。略称や誤字は失礼にあたるため、注意が必要です。宛名には「御中」や「様」など敬称の使い方にも気をつけましょう。

また、文字は丁寧に楷書で書き、住所や会社名が複数行になる場合も整列させると読みやすくなります。郵便番号を正確に書いておくと郵送がスムーズに行われ、誤配の防止にも役立つでしょう。

こうした細部への配慮が、全体の印象をより良いものにしてくれると覚えておいてください。

③ 封筒の裏面に差出人の住所・氏名を記載する

封筒の裏面には、自分の住所と氏名を忘れずに書いてください。記載がないと、万が一届かなかった場合に返送されません。郵便番号や電話番号も添えると、より親切な印象になります。

さらに、差出人の記載を封筒の中央や下部に整えて書くと、全体のバランスが整ってきちんとした見た目になります。封筒に書く内容は名刺代わりと考えて、正確さと丁寧さを重視してください。

誤字脱字がないか、最後に確認することも忘れないようにしましょう。

④書類や送付状をクリアファイルに入れる

書類をそのまま封筒に入れると、折れや汚れの原因になりやすいです。透明のクリアファイルにまとめてから封入すれば、相手も取り出しやすく整った印象を持つでしょう。

さらに、書類が滑って崩れないように、ファイルのサイズが書類に合っているか確認しておくと安心です。複数の書類がある場合は、順番を整えてからファイルに入れることで見栄えが良くなります。

こうした細やかなひと手間が、郵送物全体の完成度を高めるポイントです。

⑤封筒に入れる書類の順番を確認する

封入の順番は送付状を一番上、その下に履歴書やエントリーシートという形が一般的です。書類の並びが乱れていると、不手際な印象を与えるため、提出前に確認しておくと安心です。

さらに、クリアファイルに入れる際もこの順序を保ち、相手がすぐに目的の書類を取り出せるようにしましょう。

順番を間違えるだけで「準備不足」と受け取られる可能性があるため、最後にもう一度中身を点検する習慣をつけることが大切です。

⑥ポストに投函せず直接郵便局に持参する

重要な書類は、ポスト投函ではなく郵便局の窓口から送りましょう。窓口なら郵便物の扱いが丁寧で、トラブルがあっても対応してもらいやすくなります。

さらに、窓口で差し出せば発送時刻が確定し、確実に集荷されるため提出期限に間に合わせやすくなるでしょう。

特に、就活の大切な書類の場合は、直接手渡しして記録が残る形にしておくとより安心です。こうした工夫は「責任感のある行動」として相手にも好印象を与えます。

⑦速達や書留など送付方法を状況に応じて選ぶ

提出期限が迫っているときや重要度が高い場合は、速達や書留などのサービスを利用してください。追跡できる方法を選べば、相手に届いたかどうか確認でき、安心して就職活動を進められるでしょう。

加えて、書留郵便を利用すれば受取人の署名や押印が必要になり、確実に届けられた証拠が残ります。発送後は追跡番号を控えておくと、不測の事態があってもすぐに対応できるでしょう。

状況に応じた送付方法の選択は、慎重さと計画性を示す行為でもあります。

書類送付状に関するよくある質問

送付状は、就職活動で大切なマナーの一つですが、状況によって必要性や書き方が変わることがあります。ここでは、就活生が迷いやすい代表的な疑問点を整理しました。

正しい知識を持てば、安心して応募書類を整えられるでしょう。

1. 履歴書を持参する場合でも送付状は必要？
2. 送付状をパソコンで作成しても問題ない？
3. 送付状をメール送付する場合の注意点は？

①履歴書を持参する場合でも送付状は必要？

履歴書を直接持参する場合は、基本的に送付状は不要です。面接や説明会で手渡しする際には、履歴書と一緒に簡単なあいさつを添えるだけで十分でしょう。

ただし、企業側から事前に送付状や添え状の提出を求められた場合は、その指示に従ってください。さらに、持参する際にはクリアファイルに入れるなど、書類の保護や見栄えにも配慮すると安心です。

相手先が多忙な場合や窓口対応のみの場合は、簡単なカバーレターや付箋を添えるなどして「書類内容が一目でわかる工夫」をすると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

②送付状をパソコンで作成しても問題ない？

送付状は、手書きでもパソコン作成でも問題ありません。現在はパソコンで作成する方が一般的で、整った印象を与えやすいです。

ただし、手書きで丁寧に書いた送付状は熱意が伝わりやすく、業界や企業の雰囲気に合わせて判断すると良いでしょう。

特に、デザインや形式を統一して作成すると、よりプロフェッショナルな印象を持たれます。

逆に、手書きにする場合は、文字の美しさや整ったレイアウトを意識し、消しゴムや修正液の跡が残らないよう細心の注意を払うことが重要です。

相手の立場に立って選ぶことが、最終的に高評価につながるポイントになるでしょう。

③送付状をメール送付する場合の注意点は？

メールで送付状を送る場合は、件名や宛名、本文を正確に書くことが大切です。紙の送付状と同じく、冒頭のあいさつや添付内容、結びの言葉をしっかり整えてください。

また、添付ファイルの容量や形式に気を配り、送信前に必ず確認してください。

さらに、相手のメールアドレスが正しいかどうか二重チェックし、添付忘れを防ぐために送信前に必ずファイルを開いて中身を確認しておくと安心です。

メール文面は簡潔かつ丁寧な文章にし、署名欄には氏名・電話番号・メールアドレスなど連絡先を入れておくとスムーズに対応してもらえます。

こうした細かな配慮が、ビジネスマナーを理解している人という好印象につながるでしょう。

手書きの書類送付状を正しく仕上げるために

書類送付状（添え状）は、就活における第一印象を決める重要な書面です。手書きで丁寧に作成することで、応募先に誠意や熱意を伝えられるでしょう。

ここまでの見出しでは、用紙の選び方や筆記用具、正しい書き方、NG例、郵送時の注意点までを解説しました。

これらを踏まえ、誤字脱字や書き損じを避け、レイアウトや敬語表現にも配慮すると、相手により好印象を与えられます。

さらに、手書きの書類送付状例文を活用すれば、自分らしい表現を整えやすくなるでしょう。最終的に大切なのは、相手に敬意を払いつつ、自分の強みや姿勢を端的に示すことです。